Chương IV
CHƯƠNG IV. SỬ DỤNG BẢNG TÍNH CƠ BẢN
|
MỤC TIÊU |
|
|
|
|
Học xong chương này, người học có khả năng:
- Trình bày được một số kiến thức cơ bản về bảng tính, trang tính; về sử dụng phần mềm Microsoft Excel 2019;
- Sử dụng được phần mềm xử lý bảng tính Microsoft Excel 2019 để tạo bảng tính, trang tính; nhập và định dạng dữ liệu; sử dụng các biểu thức toán học, các hàm cơ bản để tính toán các bài toán thực tế.
4.1. Kiến thức cơ bản về bảng tính (Workbook)
Bảng tính (Workbook) là tập tin của Microsoft Excel có phần mở rộng là *.XLSX. Mỗi Workbook có thể tạo nhiều trang tính (Worksheet), mỗi trang tính có tên phân biệt.
Bảng tính có tối đa 255 trang tính (sheet)
Trang tính – Worksheet (sheet)
- Sheet được tạo bởi các dòng (row) và các cột (column).
- Phần giao nhau của các dòng và cột là các ô (cell).
- Một sheet có:
+ 16384 cột được đánh A, B, C, ..., AA, BB, ..., XFD
+ 1048576 dòng được đánh số 1, 2, ..., 1048576
- Địa chỉ tương đối: Các dòng và cột tham chiếu sẽ thay đổi khi chúng ta sao chép hoặc di dời công thức đến vị trí khác. Ví dụ: A2:C7, D4 .
- Địa chỉ tuyệt đối: Các dòng và cột tham chiếu không thay đổi khi ta di dời hay sao chép công thức. Ví dụ $A$2:$C$7, $D$4
4.2.2. Các bước xây dựng bảng tính thông thường
Bước 1: Nhập và định dạng dữ liệu vào bảng tính;
Bước 2: Tính toán trên dữ liệu bằng cách áp dụng các phép tính, biểu thức, hàm;
Bước 3: In bảng tính.
4.2. Sử dụng Microsoft Excel
4.2.1. Làm việc với phần mềm Microsoft Excel
4.2.1.1. Mở, đóng phần mềm
- Khởi động
· Cách 1: Nhấp chuột vào biểu tượng trên desktop
· Cách 2: Chọn Start à Micrsoft Office à Excel 2019
- Thoát khỏi chương trình
· Nhấp chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải để thoát khỏi Excel.
|
Title Bar (Thanh tiêu đề) |
|
Tab Bar (Thanh tab) |
|
Ribbon (Thanh chứa các Group công cụ) |
|
Formula bar (Thanh công thức) |
|
Sheet Tab (Chứa các sheet trong workbook) |
|
Vùng làm việc |
|
Hình 4.1. Giao diện Microsoft Excel 2019 |
4.2.2. Thao tác trên tập tin bảng tính
4.2.2.1. Mở tập tin bảng tính
Từ tab File à Open (hoặc Ctrl + O). Hoặc Nhấp chuột vào biểu tượng trên thanh Customize Quick Access Toolbar xuất hiện hộp thoại
|
Chọn folder |
|
Gõ tên tập tin |
|
Chọn Open |
4.2.2.2. Lưu bảng tính
|
Gõ tên tập tin |
|
Chọn folder |
Hình 4.3. Hộp thoại lưu bảng tính
4.2.2.3. Đóng bảng tính
Từ tab File à Close ( Ctrl + F4)
4.3. Thao tác với ô
4.3.1. Các kiểu dữ liệu
4.3.1.1. Kiểu dữ liệu số (Number)
Bao gồm các ký số từ 0 - 9, dấu (), $, %, ... Khi được nhập vào hợp lệ, số sẽ mặc nhiên canh phải trong ô. Nếu chiều rộng cột không đủ để hiển thị hết con số thì Excel sẽ hiển thị số theo dạng khoa học (Ví dụ: 1.259E+08) hoặc hiển thị các dấu “#”, trong trường hợp này ta phải mở rộng cột cho đến khi số hiển thị đầy đủ. Chú ý: Khi nhập một dữ liệu kiểu số ta không cần phải nhập dấu phân cách hàng ngàn nhưng phải nhập dấu phân cách thập phân. Ví dụ: ta chỉ cần nhập 37923.87 sau khi định dạng số sẽ tự động đổi thành 37,923.87.
4.3.1.2. Dữ liệu kiểu ngày, giờ ( Date/Time)
Thực chất là kiểu số chỉ số thứ tự từ ngày 01/01/1900 trở đi. Phải nhập ngày và giờ theo đúng dạng đã chọn trong Control Panel của Windows.
4.3.1.3. Dữ liệu kiểu Logic
Gồm các giá trị: TRUE, FALSE.
Dữ liệu kiểu chuỗi (Text)
Bao gồm các ký tự từ: A - Z, a - z, 0 - 9, khoảng trắng và một số ký hiệu khác. Nếu dữ liệu nhập vào có số và chữ lẫn lộn thì Excel hiểu ngầm là kiểu chuỗi. Khi nhập vào, dữ liệu kiểu chuỗi sẽ mặc nhiên được canh trái. Nếu một chuỗi cụ thể nào đó được dùng trong công thức thì phải đặt chúng trong cặp dấu ngoặc kép. Ví dụ: “lớp 11B8”.
4.3.2. Cách nhập dữ liệu
- Bước 1: Chọn ô cần nhập liệu.
- Bước 2: Nhập nội dung.
- Bước 3: Nhấn Enter hoặc các phím di chuyển trong ô.
4.3.3. Chỉnh sửa dữ liệu
4.3.3.1. Xoá dữ liệu
- Bước 1: Chọn ô, vùng cần xoá nội dung.
- Bước 2: Nhấn phím Delete.
Ngoài ra, còn có các lệnh xoá khác:
- Tab Home à Clear à All: xoá tất cả
- Tab Home à Clear à Formats: chỉ xoá định dạng
- Tab Home à Clear à Contents: chỉ xoá nội dung
- Tab Home à Clear à Comments: chỉ xoá ghi chú
4.3.3.2. Khôi phục dữ liệu
-
|
Huỷ lệnh |
|
Phục hồi lệnh |
- Để hủy một lệnh vừa thực hiện ta nhấp chuột lên nút hoặc dùng phím <Ctrl+Z>.
- Để phục hồi lệnh vừa hủy thì nhấn nút hoặc dùng phím <Ctrl+Y>.
- Để thực hiện lại lệnh sau cùng nhấn <Ctrl+Y>.
4.4. Làm việc với trang tính (Worksheet)
4.4.1.1.1. Thêm dòng
- Bước 1: Chọn một hoặc nhiều dòng tại vị trí muốn chèn
- Bước 2: Chọn tab Homeà chọn nhóm CellsàInsertàInsert Sheet Rows hoặc Nhấp chuột phải, chọn Insert.
4.4.1.1.2. Thêm cột
- Bước 1: Chọn một hoặc nhiều cột liên tục hoặc cách khoảng mà ta muốn chèn số cột tương ứng phía bên trái các cột này.
- Bước 2: Chọn tab Home à chọn nhóm CellsàInsertàInsert Sheet Columns hoặc Nhấp chuột phải, chọn Insert.
4.4.1.2. Xoá dòng và cột
- Bước 1: Chọn các dòng hoặc các cột cần xóa
- Bước 2: Chọn tab Homeànhóm CellsàDeleteàchọn kiểu xóa phù hợp. Hoặc Nhấp chuột phải chọn Delete.
4.4.1.3. Hiệu chỉnh kích thước dòng, cột
- Có thể thay đổi độ rộng của cột hoặc chiều cao của dòng bằng cách đưa chuột đến biên giữa tên cột/dòng sau đó drag chuột để thay đổi kích thước.
· Vào tab Home à nhóm Cells à Format.
· Chọn Row Height: thay đổi chiều cao của dòng ( hoặc chọn Column Width để thay đổi độ rộng của cột)
· Chọn AutoFit Row Height/AutoFit Column Width: tự động điều chỉnh kích thước vừa với dữ liệu.
4.4.1.4. Ẩn/hiện, cố định (freeze)/thôi cố định (unfreeze) tiêu đề dòng, cột
- Cố định tiêu đề dòng, cột: Vào tab View -> Freeze Panes trong nhóm Window
|
Cố định nhiều dòng |
|
Cố định dòng |
|
Cố định cột |
4.4.2. Trang tính
4.4.2.1. Tạo, xoá, di chuyển, sao chép các trang tính
4.4.2.1.1. Tạo WorkSheet
- Bước 1: Nhấp chuột phải tại Sheet bất kỳ
- Bước 2: Chọn Insert từ tab ngữ cảnh.
- Bước 3: Chọn biểu tượng Worksheet
4.4.2.1.2. Xoá Worksheet
- Bước 1: Nhấp chuột phải chuột tại worksheet muốn xoá
- Bước 2: Chọn Delete từ tab ngữ cảnh
4.4.2.1.3. Di chuyển và sao chép worksheet
- Dùng lệnh
· Bước 1: Nhấp chuột phải tại worksheet muốn di chuyển hoặc sao chép.
· Bước 2: Chọn Move or Copy từ menu ngữ cảnh
|
Di chuyển Worksheet Danh sách sv đến trước Worksheet Điểm HK1 |
|
Tại Worksheet Danh sách sv (2) là bản sao của Worksheet Danh Sách SV trước Worksheet Điểm HK1 |
- Dùng chuột:
· Di chuyển Worksheet: Kéo thả worksheet Tab đến vị trí mới.
· Sao chép Worksheet: Nhấn giữ phím Ctrl và kéo thả Worksheet trên Sheet Tab đến vị trí mới.
4.4.2.2. Thay đổi tên trang tính
- Bước 1: Nhấp chuột phải tại Worksheet muốn đổi tên
- Bước 2: Chọn Rename từ menu ngữ cảnh
4.4.2.3. Mở nhiều trang tính
- Bước 1: Mở nhiều trang tính cùng lúc
- Bước 2: Tab View à View Side by Side ở mục Window
Để thay đổi cách xem, Nhấp chuột vào “Arrange All” trong mục “Window” của tab “View”.
Hộp thoại “Arrange Windows” xuất hiện. Trong đó có các lựa chọn:
- Vertical: các cửa sổ sẽ được đặt cạnh nhau, giống như khi ta canh chúng về phía bên trái và bên phải màn hình.
- Horizontal: các cửa sổ bảng tính được đặt theo chiều ngang (một cửa sổ nằm trên, một cửa sổ nằm dưới).
- Tiled: Trong trường hợp ta mở 2 bảng tính, Tiled sẽ hoạt động giống Vertical, đặt 2 bảng tính về 2 bên trái, phải của màn hình.
- Cascade: Các cửa sổ bảng tính được xếp theo dạng bậc.
4.4.2.4. Tính toán trên nhiều trang tính
Chúng ta có thể muốn sử dụng giá trị từ một ô trong nhiều worksheet khác trong cùng workbook trong một công thức. Ví dụ, giá trị của ô A1 trong worksheet hiện thời và ô A2 trong worksheet thứ 2 có thể được sử dụng thêm định dạng “sheetname!celladdress”. Công thức cho ví dụ này sẽ là “=A1+Sheet2!A2” nơi giá trị của ô A1 trong worksheet hiện thời được thêm vào giá trị của ô A2 trong worksheet có tên “Sheet2”.
4.5. Biểu thức và hàm
4.5.1. Biểu thức số học
4.5.1.1. Khái niệm biểu thức số học
Biểu thức lập nên từ các toán hạng và các phép tính để tạo nên những giá trị mới. Biểu thức dùng để diễn đạt một công thức, một quy trình tính toán, là sự kết hợp giữa các phép toán và các toán hạng để diễn đạt một công thức toán học nào đó.
4.5.1.2. Tạo biểu thức số học đơn giản
Biểu thức phải bắt đầu bởi dấu '='. Khi cần lấy số liệu ở ô nào, nhấp chuột vào ô đó hoặc gõ địa chỉ ô đó vào công thức.
Ví dụ: Tính lương và tỷ lệ theo công thức:
Lương = Số ngày công * Lương ngày
Tỷ lệ = Lương / Tổng cộng Lương
Hình 4.4. Tạo biểu thức
Cách thực hiện như sau:
Tính lương cho nhân viên đầu tiên ta làm như sau:
- Đưa con trỏ về ô E2
- Gõ dấu ‘=’
- Nhấp chuột vào ô C2 (hoặc gõ C2)
- Gõ dấu ‘*’
- Nhấp chuột vào ô D2 (hoặc gõ D2)
- Nhấn Enter
- Để tính lương cho những nhân viên còn lại, đưa con trỏ về ô E2, sao chép công thức cho tới ô E7.
- Tương tự tính tỷ lệ: cách làm tương tự như trên.
4.5.1.3. Các lỗi thường gặp
Biểu thức bắt đầu bởi dấu bằng (=). Sau khi nhấn phím Enter công thức nhập vào chỉ thể hiện trên thanh công thức còn kết quả được thể hiện trong ô.
Một số thông báo lỗi thường gặp khi sử dụng công thức:
- ####: Cột quá hẹp
- Err: 503 Chia cho 0, sai về kiểu của toán hạng
- #NAME? Thực hiện phép tính với một biến không xác định (tên không gắn với một ô hay vùng nào cả)
- #N/A Tham chiếu đến ô rỗng hoặc không có trong danh sách
4.5.2. Hàm
4.5.2.1. Khái niệm hàm, cú pháp, cách nhập hàm
Khái niệm hàm:
Hàm dùng để tính toán và trả về một giá trị, trong ô chứa hàm sẽ trả về một giá trị, một chuỗi ký tự hoặc một thông báo lỗi, … Excel có một tập hợp các hàm rất phong phú và được phân loại theo từng nhóm phục vụ cho việc tính toán trên nhiều kiểu dữ liệu và nhiều mục đích khác nhau.
Cú pháp:
= TÊN HÀM ([Danh sách đối số])
Đa số các hàm của Excel đều có đối số nhưng cũng có những hàm không có đối số. Nếu hàm có nhiều đối số thì giữa các đối số phải được phân cách bằng ký hiệu phân cách, các ký hiệu phân cách được quy định trong Control Panel… với mặc định là dấu phẩy.
Cách nhập hàm
- Cách 1: Nhập trực tiếp từ bàn phím
· Đặt trỏ chuột tại ô muốn nhập hàm.
· Nhập dấu = (hoặc dấu @, hoặc dấu +).
· Nhập tên hàm cùng các đối số theo đúng cú pháp.
· Nhấn Enter để kết thúc.
- Cách 2: Thông qua hộp thoại Insert Function
· Đặt trỏ tại ô muốn nhập hàm.
· Nhấp chuột chọn Insert Function hoặc Shift+F3
Hình 4.5. Hộp thoại Insert Function
· Chọn Group hàm trong danh sách Function category.
· Chọn hàm cần sử dụng trong danh sách Function name.
· Nhấp chọn OK để chọn hàm.
· Tùy theo hàm được chọn, Excel sẽ mở hộp thoại kế tiếp cho phép nhập các đối số (nhập hoặc quét chọn). Tiến hành nhập các đối số. Ví dụ danh sách các đối số cần nhập của hàm IF:
4.5.2.2. Toán tử so sánh =, < , >
|
Điều kiện |
Toán tử |
Công thức |
Mô tả |
|
Bằng |
= |
=A1=B1 |
Trả về True nếu giá trị ô A1 bằng với giá trị ô B1, ngược lại trả về false |
|
Không bằng |
< > |
=A1< > B1 |
Trả về True nếu giá trị ô A1 khác với giá trị ô B1, ngược lại trả về false. Toán tử này ngược lại với toán tử “=” |
|
Lớn hơn |
> |
=A1 > B1 |
Trả về True nếu giá trị ô A1 lớn hơn giá trị ô B1, ngược lại trả về false |
|
Nhỏ hơn hoặc bằng |
<= |
=A1 <= B1 |
Trả về True nếu giá trị ô A1 nhỏ hơn hoặc bằng giá trị ô B1, ngược lại trả về false. Toán tử này ngược với toán tử “>” |
|
Nhỏ hơn |
< |
=A1 < B1 |
Trả về True nếu giá trị ô A1 nhỏ hơn giá trị ô B1, ngược lại trả về false |
|
Lớn hơn hoặc bằng |
>= |
=A1 >= B1 |
Trả về True nếu giá trị ô A1 lớn hơn hoặc bằng giá trị ô B1, ngược lại trả về false. Toán tử này ngược với toán tử “<” |
Ví dụ dưới đây minh hoạ các trường hợp so sánh theo từng cặp điều kiện
4.5.2.3. Các hàm cơ bản
4.5.2.3.1. Hàm SUM
- Cú pháp: =SUM(number1, number2, …)
- Công dụng: Tính tổng các giá trị chỉ định. (number1, number2, … có thể là các hằng số, biểu thức, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, …)
Ví dụ:
4.5.2.3.2. Hàm AVERAGE
- Cú pháp: =AVERAGE(number1, number2,…)
- Công dụng: lấy giá trị trung bình cộng của các số chỉ định. (number1, number2,… có thể là các hằng số, biểu thức, địa chỉ ô, địa chỉ vùng,…)
Ví dụ:
4.5.2.3.3. Hàm MIN
- Cú pháp: =MIN(number1, number2,…)
- Công dụng: lấy giá trị nhỏ nhất của các số chỉ định. (number1, number2, … có thể là các hằng số, biểu thức, địa chỉ ô, địa chỉ vùng,…)
Ví dụ:
4.5.2.3.4. Hàm MAX
- Cú pháp: =MAX(number1, number2,…)
- Công dụng: lấy giá trị lớn nhất của các số chỉ định. (number1, number2, … có thể là các hằng số, biểu thức, địa chỉ ô, địa chỉ vùng,…)
Ví dụ:
4.5.2.3.5. Hàm COUNT
- Cú pháp: =COUNT(value1, value2,…)
- Công dụng: Đếm các giá trị số trong vùng chỉ định. (value1, value2, … có thể là các hằng số, biểu thức, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, …)
Ví dụ:
4.5.2.3.6. Hàm COUNTA
- Cú pháp: =COUNTA(value1, value2, …)
- Công dụng: Đếm các ô có dữ liệu trong vùng chỉ định (value1, value2, … có thể là các hằng số, biểu thức, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, …)
Ví dụ:
4.5.2.3.7. Hàm ROUND
- Cú pháp: =ROUND(number, num_digits)
- Công dụng:
· Làm tròn số number tại vị trí num-digits.
· Vị trí làm tròn num_disgits tương tự trục số
· Nguyên tắc làm tròn:
Nếu ký số bên phải vị trí làm tròn num_digits ≥ 5 thì lấy số tại vị trí num_digits sẽ cộng thêm 1.
Ngược lại, nếu < 5 sẽ bị cắt bỏ (đối với phần thập phân) hoặc làm tròn về 0 (đối với phần nguyên)
Ví dụ:
=ROUND(15271.382, -2) à 15300
=ROUND(15271.382, 0) à 15271
=ROUND(15271.385, 2) à 15271.39
4.5.2.4. Hàm điều kiện IF
- Cú pháp: =IF(logical_test, value if true, value if false)
- Công dụng: Kiểm tra biểu thức điều kiện logical_test:
· Nếu là TRUE: trả về giá trị value if true.
· Nếu là FALSE: trả về giá trị value if false.
Ví dụ:
Hàm IF đơn
Hàm IF lồng
4.5.2.5. Các hàm ngày (DAY, MONTH, YEAR, NOW)
4.5.2.5.1. Hàm DAY
- Cú pháp: =DAY(serial_number)
- Công dụng: Trả về giá trị ngày của ngày serial_number
Ví dụ:
|
=DAY(A1) à 13 |
4.5.2.5.2. Hàm MONTH
- Cú pháp: =MONTH(serial_number)
- Công dụng: Trả về giá trị tháng của ngày serial_number
Ví dụ:
|
=MONTH(A1) à 12 |
4.5.2.5.3. Hàm YEAR:
- Cú pháp: =YEAR(serial_number)
- Công dụng: Trả về giá trị năm của ngày serial_number
Ví dụ:
|
=YEAR(A1) à 2018 |
4.5.2.6. Các hàm tìm kiếm (VLOOKUP, HLOOKUP)
4.5.2.6.1. Hàm VLOOKUP
- Cú pháp:
=VLOOKUP(lookup_value, table_array, column_index_num, range_lookup)
- Công dụng: Dò tìm giá trị lookup_value trong số các giá trị ở cột đầu tiên trong bảng dò table_array.
Nếu tìm thấy, trả về giá trị cột column_index_num và cùng dòng với vị trí tìm thấy
Nếu không tìm thấy, trả về giá trị #N/A
- Trong đó:
· lookup_value: giá trị dò tìm.
· table_array: bảng dò là vùng có địa chỉ tuyệt đối. Cột đầu tiên bên trái chứa danh sách các giá trị dò tìm. Các cột còn lại chứa giá trị tương ứng để tham chiếu.
· column_index_num: chỉ số của cột muốn lấy giá trị trả về trong bảng dò ( cột đầu tiên là 1, cột kế tiếp là 2,… tính từ bên trái qua).
· column_index_num >1.
· range_lookup: giá trị kiểu số chỉ định cách thức dò tìm:
0 (FALSE): dò tìm giá trị đầu tiên đúng bằng lookup_value. Table_array không cần sắp xếp.
1 (TRUE): tìm giá trị lớn nhất ≤ lookup_value. Cột đầu tiên của table_array phải được sắp thứ tự tăng dần.
Ví dụ:
4.5.2.6.2. Hàm HLOOKUP
- Cú pháp:
=HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num,range_lookup)
- Công dụng: Dò tìm giá trị lookup_value trong số các giá trị ở dòng đầu tiên trong bảng dò table_array
Nếu tìm thấy, trả về giá trị dòng row_index_num và cùng cột với vị trí tìm thấy.
Nếu không tìm thấy, trả về giá trị #N/A
- Trong đó:
· lookup_value: giá trị dò tìm
· table_array: bảng dò là vùng có địa chỉ tuyệt đối. Dòng đầu tiên trên cùng chứa danh sách các giá trị dò tìm. Các dòng còn lại chứa các giá trị tương ứng để tham chiếu.
· row_index_num: chỉ số của dòng muốn lấy giá trị trả về trong bảng dò ( dòng đầu tiên là 1, dòng kế tiếp là 2,… tính từ trên xuống dưới)
· row_index_num > 1.
· range_lookup: giá trị kiểu số chỉ định cách thức dò tìm.
0 (FALSE): dò tìm giá trị đầu tiên đúng bằng lookup_value. Table_array không cần sắp xếp.
1 (TRUE): tìm giá trị lớn nhất ≤ lookup_value. Dòng đầu tiên của table_array phải được sắp thứ tự tăng dần.
Ví dụ:
4.6. Định dạng ô, dãy ô
4.6.1. Định dạng kiểu số, ngày, tiền tệ
- Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần định dạng
- Bước 2: Chọn tab Home à nhóm Cells à Format à Format Cells, Chọn thẻ Number.
Hình 4.6. Hộp thoại Format Cells
4.6.2. Định dạng văn bản
- Chọn tab Home à nhóm Cells à Format à Format Cells à Font: Chọn kiểu định dạng
- Có thể định dạng bằng công cụ ở Group Font.
Hình 4.7. Hộp thoại định dạng
4.6.3. Căn chỉnh, hiệu ứng viền
4.6.3.1.Căn lề dữ liệu trong ô
Chọn tab Home à nhóm Cells à Format à Format Cells à Alignment
Hình 4.8. Hộp thoại Format Cells
- Text Alignment: Canh lề cho dữ liệu trong ô
- Horizontal: Canh lề theo chiều ngang (Left/ Right/ Center/ Justified/ Center Across Selection/ Distributed/ Fill).
- Vertical: Canh lề theo chiều đứng (Top/ Center/ Bottom/ Justify/ Distributed)
- Orientation: Chọn hướng cho dữ liệu (nhập số đo góc quay trong ô Degrees).
- Text Control: Điều chỉnh dữ liệu
- Wrap text: Dữ liệu tự động xuống dòng khi gặp lề phải của ô.
- Shrink to fit: Dữ liệu tự động thu nhỏ kích thước cho vừa với ô.
- Merge cells: Kết hợp các ô thành 1 ô.
4.6.3.2. Kẻ khung cho bảng tính
Chọn tab Home à nhóm Cells à Fomat à Format Cells à Chọn thẻ Border.
Hình 4.9. Hộp thoại kẻ khung
- Presets: Chọn kiểu kẻ khung
· None: Bỏ kẻ khung
· Inside: Kẻ các đường trong.
· Outside: Kẻ đường viền xung quanh
- Border: Cho phép chọn đường kẻ trực quan theo yêu cầu.
- Line:
· Style: Chọn kiểu của đường kẻ.
· Color: Màu của đường kẻ
- Tô nền cho bảng tính
Chọn Home à nhóm Cells à Fomat à Format Cells à Chọn thẻ Fill.
· Pattern Color: Chọn màu nền
· Pattern Style: Chọn các mẫu nền
Có thể tô nhanh bằng các Nhấp chuột nút Fill Color ở Group Font.
Lưu ý: Có thể mở hộp thoại Format Cells bằng cách chọn vùng dữ liệu, Nhấp chuột phải chọn Format Cells trong Shortcut menu.
4.7. Kết xuất và phân phối trang tính, bảng tính
4.7.1. Trình bày trang tính đề in
|
Chọn hướng giấy in dọc/ ngang |
|
Tỉ lệ in |
|
Chọn khổ giấy |
|
Chất lượng in |
|
Chọn Header có sẵn |
|
Chọn Footer có sẵn |
|
Chọn Header tuỳ ý |
|
Chọn Footer tuỳ ý |
|
Địa chỉ vùng in |
|
Địa chỉ dòng lặp lại ở đầu tất cả các trang |
|
Địa chỉ cột lặp lại ở bên trái tất cả các trang |
4.7.2. Kiểm tra và in
Nhấp chuột tại biểu tượng Print Preview and Print trên
- Print: nhấp vào sẽ in ra máy in
- Copies: Số bản in
- Printer: chọn loại máy in từ danh sách liệt kê
- Settings: gồm có các chọn lựa sau
- Print Active Sheets: in bảng tính hiện hành, hoặc chọn
· Print Selection: In vùng được chọn
· Print Entire workbook: In toàn bộ Workbook
· Print Active Sheet: In Sheet hiện hành
- Page để in một số trang From < số> từ trang số To < số> đến trang số
- Collated: chọn in xong các trang của một bản in rồi mới in tiếp bản kế, hoặc chọn in từng trang cho các bản in rồi in trang kế cho các bản …
- Portrait Orientation: chọn in đứng theo khổ giấy hay in ngang Landscape
- Normal Margins: chọn canh lề cho trang in
- No Scaling: chọn in như bảng tính thực tại hay chọn
· Fit Sheet on One Page: chỉnh in bảng tính vào một trang
· Fit All Columns on One Page: chỉnh in tất cả các cột vào một trang
· Fit All Rows on One Page: chỉnh in tất cả các dòng vào một trang
4.7.3. Phân phối trang in
4.7.3.1. Lưu trang tính, bảng tính dưới các kiểu tập tin khác nhau
4.7.3.1.1. Cách lưu một bảng tính dưới dạng tập tin PDF
- Bước 1: Nhấp chuột vào tab File để truy cập và Backstage view
- Bước 2: Nhấp chuột vào Export, sau đó chọn Create PDF/XPS
- Bước 3: Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí muốn lưu bảng tính, nhập tên tập tin, sau đó Nhấp chuột vào Publish
Theo mặc định, Excel sẽ chỉ xuất bảng tính đang làm việc. Nếu chúng ta có nhiều bảng tính và muốn lưu tất cả chúng trong cùng một tập tin PDF, hãy Nhấp chuột vào Options. Tùy chọn trong hộp thoại Save As. Hộp thoại Options sẽ xuất hiện. Chọn Entire workbook(toàn bộ bảng tính), sau đó nhấn OK.
4.7.3.1.2. Cách lưu một bảng tính dưới dạng tập tin khác
- Bước 1: Nhấp chuột vào tab File để truy cập vào Backstage view
- Bước 2: Nhấp chuột vào Export, sau đó chọn Change File Type
- Bước 3: Chọn một loại tập tin phổ biến, sau đó Nhấp chuột vào Save As.
- Bước 4: Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí muốn lưu bảng tính, nhập tên tập tin, sau đó Nhấp chuột vào Save.
Chúng ta cũng có thể sử dụng trình đơn thả xuống Save As Type: trong hộp thoại Save As để lưu các bảng tính trong nhiều loại tập tin.
4.7.3.2. Bảo mật tập tin, đặt mật khẩu bảo vệ tập tin
- Bước 1: Đầu tiên mở tập tin cần bảo mật
- Bước 2: Chọn tab File à Info à Protect Workbook à Encrypt with Password
- Bước 3: Tại đây nhập mật khẩu để bảo vệ cho tập tin
Tiếp đến nhập thêm lần nữa để xác nhận mật khẩu
- Bước 4: Sau các bước trên chúng ta hoàn tất việc bảo mật cho tập tin. Khi mở tập tin, chúng ta sẽ phải nhập mật khẩu mới có thể truy xuất được
4.7.3.3. Đính kèm trang tính theo thư điện tử
- - Bước 1: Nhấp chuột vào tab File để truy cập vào Backstage view, sau đó Nhấp chuột vào Share
- Bước 2: Cửa sổ Share xuất hiện. Nếu chúng ta chưa hoàn thành bảng tính, chúng ta sẽ được nhắc lưu tài liệu của mình vào OneDrive
· Lưu ý rằng chúng ta có thể cần phải điều hướng trở lại cửa sổ Share sau khi lưu
- Bước 3: Trên cửa sổ Share, nếu tài liệu của được lưu vào OneDrive, hãy Nhấp chuột vào nút Share with People (Chia sẻ với mọi người).
- Bước 4: Excel sẽ trở lại chế độ xem bình thường và mở cửa sổ Share ở phía bên phải cửa sổ. Tại đây, chúng ta có thể mời mọi người chia sẻ tài liệu của mình, xem danh sách những người có quyển truy cập vào tài liệu và đặt xem họ có thể chỉnh sửa hay chỉ xem tài liệu.
4.7.3.4. Lưu trang tính trên mạng
- Bước 1: cập theo đường link bên dưới để đăng nhập vào Google Drive thông qua tài khoản Google. (https://www.google.com/drive/)
- Bước 2: Đăng nhập tài khoản Google của mình. Nhấp chuột Đăng nhập
- Bước 3: Giao diện Google Drive xuất hiện. Để tài thư mục lên, chúng ta Nhấp chuột vào phần Drive của tôi. Tại đây sẽ có nhiều lựa chọn:
· Thư mục mới: tạo thư mục mới trong Drive.
· Tải lên tệp: tải tập tin từ máy tính
· Tải lên thư mục: tải thư mục có trong máy tính
- Bước 4: Ngay khi chúng ta chọn loại file, Google sẽ tiến hành tải file. Khi xuất hiện dấu tích ở mỗi file, nghĩa là quá trình tải file lên Google Drive đã hoàn thành xong.
|
CÁC ĐIỂM CHÍNH |
|
|
|
|
- Định dạng bảng tính.
- Nhóm hàm cơ bản
- Nhóm hàm về ngày.
- Hàm IF().
- Nhóm hàm dò tìm.
|
CÂU HỎI ÔN TẬP |
|
|
|
|
Câu 1 : Trong bảng tính Excel, tại ô A2 có sẵn giá trị chuỗi "Tin hoc"; ô B2 có giá trị số 2008. Tại ô C2 gõ vào công thức =A2+B2 thì nhận được kết quả:
A. #VALUE!
B. Tin hoc
C. 2008
D. Tin hoc2008
Câu 2 : Khi đang làm việc với Excel, tổ hợp phím nào cho phép ngay lập tức đưa con trỏ về ô đầu tiên (ô A1) của bảng tính ?
A. Shift+Home
B.
Alt+Home
C. Ctrl+Home
D. Shift+Ctrl+Home
Câu 3 : Trong khi làm việc với Excel, để nhập vào công thức tính toán cho một ô, trước hết ta phải gõ:
A. Dấu
chấm hỏi (?)
B. Dấu bằng (= )
C. Dấu hai chấm (: )
D. Dấu đô la ($)
Câu 4 : Phát biểu nào sau đây đúng?
A. Biểu đồ cột rất thích hợp để so sánh dữ liệu có trong nhiều cột
B. Biểu đồ hình tròn rất thích hợp để mô tả tỉ lệ của giá trị dữ liệu so với tổng thể
C. Biểu đồ đường gấp khúc dùng so sánh dữ liệu và dự đoán xu thế tăng
hay giảm của dữ liệu
D. Cả 3 câu đều đúng
Câu 5: Trong khi làm việc với Excel, muốn lưu bảng tính hiện thời vào đĩa, ta thực hiện?
A. tab Home – Save
B. tab View – Save
C. tab
Review – Save
D. tab File – Save
Câu 6:
Câu nào sau đây sai? Khi nhập dữ liệu vào bảng tính Excel thì:
A. Dữ
liệu kiểu số sẽ mặc nhiên căn thẳng lề trái
B. Dữ liệu kiểu kí tự sẽ mặc nhiên căn thẳng lề trái
C. Dữ liệu kiểu thời gian sẽ mặc nhiên căn thẳng lề phải
D. Dữ liệu kiểu ngày tháng sẽ mặc nhiên căn thẳng lề phải
Câu 7: Trong bảng tính Excel, tại ô A2 có sẵn giá trị số không (0); Tại ô B2 gõ vào công thức =5/A2 thì nhận được kết quả:
A. 0
B. 5
C.
#VALUE!
D. #DIV/0!
Câu 8: Trong các dạng địa chỉ sau đây, địa chỉ nào là địa chỉ tuyệt đối?
A. B$1:D$10
B. $B1:$D10
C. B$1$:D$10$
D. $B$1:$D$10
Câu 9: Trong bảng tính Excel, điều kiện trong hàm IF được phát biểu dưới dạng một phép so sánh. Khi cần so sánh khác nhau thì sử dụng kí hiệu nào?
A. #
B. <>
C. ><
D. &
Câu 10:
Trong bảng tính Excel, tại ô A2 gõ vào công thức =IF(3>5,100,IF(5<6,200,300)) thì kết
quả nhận được tại ô A2 là:
A. 200
B. 100
C. 300
D. False
Câu 11: Để chuẩn bị in một bảng tính Excel ra giấy ?
A.
Excel bắt buộc phải đánh số trang ở vị trí bên phải đầu mỗi trang
B. Có thể khai báo đánh số trang in hoặc không
C. Chỉ đánh số trang in nếu bảng tính gồm nhiều trang
D. Vị trí của số trang luôn luôn ở góc dưới bên phải
Câu 12: Trong bảng tính Excel, giao của một hàng và một cột được gọi là?
A. Dữ
liệu
B. ô
C. Trường
D. Công thức
Câu 13: Trong bảng tính Excel, tại ô D2 có công thức =B2*C2/100. Nếu sao chép công thức đến ô G6 thì sẽ có công thức là:
A. E7*F7/100
B. B6*C6/100
C. E6*F6/100
D. E2*C2/100
Câu 14: Các kiểu dữ liệu thông dụng của Excel là :
A. Kiểu chuỗi, kiểu văn bản,
kiểu ngày tháng
B. Kiểu chuỗi, kiểu số, kiểu lôgic, kiểu ngày tháng, kiểu công thức
C. Kiểu số, kiểu lôgic, kiểu ngày tháng
D. Kiểu công thức, kiểu hàm, kiểu số, kiểu ngày tháng
Câu 15: Trong Excel, khi viết sai tên hàm trong tính toán, chương trình
thông báo lỗi?
A.
#NAME!
B. #VALUE!
C. #N/A!
D. #DIV/0!
Đáp án:
|
Câu 1: A Câu 2: C Câu 3: B Câu 4: D |
Câu 5: D Câu 6: A Câu 7: D Câu 8: D |
Câu 9: B Câu 10: A Câu 11: B Câu 12: B |
Câu 13: C Câu 14: B Câu 15: A |
|
BÀI TẬP |
|
|
|
|
Bài 1: Nhập và định dạng bảng tính
Yêu cầu :
1. Tính tổng điểm = TOÁN + LÝ + HOÁ (Có thể sử dụng hàm SUM)
2. Điểm trung bình = (TOÁN + LÝ + HOÁ)/3
3. Làm tròn ĐIỂM TRUNG BÌNH lấy 2 số lẻ
Bài 2: Nhập và định dạng bảng tính
Yêu cầu :
1. Thành tiền = SỐ LƯỢNG* ĐƠN GIÁ
2. Tổng cộng = THÀNH TIỀN- PHÍ CHUYÊN CHỞ
3. Định dạng cột Tổng cộng có đơn vị VNĐ
Bài 3: Nhập và định dạng bảng tính
Yêu cầu :
1. Điều chỉnh trong môi trường Windows để nhập ngày kiểu dd/mm/yy
2. Lệ phí = SỐ NGÀY LƯU KHO * GIÁ LƯU KHO (sử dụng địa chỉ cố định)
3. Định dạng cột lệ phí có dấu phân cách hàng nghìn và đơn vị tiền tệ VNĐ đặt sau số tiền
Bài 4: Nhập và định dạng bảng tính
Yêu cầu :
1. Tính Thời gian thuê bằng Giờ trả trừ Giờ thuê
2. Tính Thành tiền
Bài 5: Nhập và định dạng bảng tính
Yêu cầu :
1. Thành tiền của (mổi đơn vị) = Số lượng (của mổi đơn vị)*Đơn giá
2. Tổng tiền của từng mặt hàng (a)= tổng TTIỀN của 3 đơn vị
3. Cộng TTIỀN của mổi đơn vị (b)= Tổng TTIỀN của 3 mặt hàng
4. Tính tổng trị giá của 3 mặt hàng và của 3 đơn vị tại ô (c)
5. Tỉ lệ= Tổng tiền của từng mặt hàng(a) /tổng trị giá của 3 mặt hàng (c) . Định dạng cột tỉ lệ kiểu phần trăm và 2 số lẻ
Bài 6: Lập và định dạng bảng tính
Yêu cầu :
1. Chèn thêm cột Giới Tính ở bên trái cột Win, biết Phái =1 là “Nam”, ngược lại là “Nữ”
2. ĐTB = (win + word + Excel ) /3, làm tròn 1 số lẻ
3. Điểm Tổng Cộng được tính như sau :
- Nếu là “Nữ” và ĐTB<5 thì CỘNG = ĐTB +0.5 nhưng không được >5
- Ngược lại thì Cộng = ĐTB
4. Xếp loại được tính như sau :
- Tổng cộng <5 : kém
- 5<=Tổng Cộng <6.5 : Trung bình
- 6.5<=Tổng cộng<8.5 : khá
- 8.5<Tổng cộng<9.5 : Giỏi
- Còn lại là Xuất sắc
5. Ghi chú : “Đậu” nếu tổng cộng>5, ngược lại “Rớt”
6. Thêm cột Hạng sau cột Ghi chú và tính thứ hạng trong danh sách dự vào cột Tổng cộng
Bài 7: Lập và định dạng bảng tính
|
THEO DÕI BÁN LINH KIỆN MÁY TÍNH - Tỷ giá: |
21770 |
|
|||||
|
STT |
Mã hàng |
Tên |
Số |
Tiền giảm |
Thành tiền |
Thành tiền |
Khuyến |
|
1 |
KDB |
|
120 |
|
|
|
|
|
2 |
MAI |
|
115 |
|
|
|
|
|
3 |
SCN |
|
30 |
|
|
|
|
|
4 |
KDB |
|
75 |
|
|
|
|
|
5 |
MOU |
|
150 |
|
|
|
|
|
6 |
SCN |
|
25 |
|
|
|
|
|
BẢNG ĐƠN GIÁ USD |
|||||||
|
Mã hàng |
Tên hàng |
Đơn giá (USD) |
|||||
|
KDB |
Keyboard |
15 |
|||||
|
SCN |
Scanner |
55 |
|||||
|
MAI |
Mainboard |
30 |
|||||
|
MOU |
Mouse |
8 |
|||||
Yêu cầu:
1. Tên hàng: dựa vào mã hàng tra trong bảng đơn giá USD
2. Tiền giảm: Nếu số lượng >100 thì tiền giảm = 2.5%*số lượng* đơn giá
3. Thành tiền USD: số lượng * đơn giá - tiền giảm
4. Thành tiền VNĐ: Thành tiền (USD) * tỷ giá
Bài 8: Lập và định dạng bảng tính
|
SỐ |
HỌ VÀ TÊN |
MÃ SỐ NGÀNH |
MÃ ƯU TIÊN |
TÊN |
TOÁN |
LÝ |
CỘNG |
ĐIỂM |
|
1 |
Lê Bình |
A |
1 |
|
7.0 |
3.0 |
|
|
|
2 |
Trần Cơ |
B |
3 |
|
4.0 |
7.0 |
|
|
|
3 |
Lý Loan |
C |
2 |
|
7.0 |
6.0 |
|
|
|
4 |
Trần Hoàng |
C |
4 |
|
6.0 |
6.5 |
|
|
|
5 |
Lê Hoàng |
A |
2 |
|
8.0 |
7.0 |
|
|
|
6 |
Trần Thanh |
B |
1 |
|
7.0 |
6.0 |
|
|
|
ĐIỂM ƯU TIÊN |
|||||||
|
NGÀNH |
Mã ngành |
A |
B |
C |
Mã |
Điểm |
|
|
Tên ngành |
Tin học |
Lý |
Hóa |
1 |
2 |
||
|
2 |
1.5 |
||||||
|
3 |
1 |
||||||
|
4 |
0 |
||||||
Yêu cầu:
1. Tên ngành: Căn cứ vào MÃ SỐ NGÀNH tra cứu trong bảng NGÀNH HỌC.
2. Cộng điểm = (TOÁN*2 + LÝ)
3. Điểm ưu tiên: Căn cứ vào MÃ ƯU TIÊN tra trong bảng ĐIỂM ƯU TIÊN.
4. Chèn cột Tổng cộng và tính cột TỔNG CỘNG = CỘNG ĐIỂM + ĐIỂM ƯU TIÊN.
5. Chèn cột KẾT Quả và tính cột Kết quả: Nếu TỔNG CỘNG > 18 thì ghi Đậu, ngược lại ghi Rớt.